Projektová žádost
Formulář, který žadatel vyplňuje a předkládá s cílem získat finanční podporu v rámci programu. Jedná se o elektronickou předlohu, případně v kombinaci s papírovými přílohami. Projektová žádost musí být zpracována v souladu s podmínkami programu. Předkládá se v termínu výzvy.
Výzva
Výzvu k přijímání žádostí o dotace vyhlašuje řídící orgán příslušného programu. Žádosti o dotace pak přijímá v termínu výzvy. Výzva je vyhlášena v tisku a na internetových stránkách. Každá výzva obsahuje číslo výzvy, název programu, prioritní osy a oblasti podpory, přesný termín a místo předložení projektové žádosti (může být jen elektronicky), odkaz na podrobnější informace a přesný výčet oprávněných žadatelů.
Udržitelnost
Doba, po kterou musí příjemce podpory udržet výsledky projektu. Zavazuje se k tomu ve smlouvě o financování, kde je přesně uvedena doba udržitelnosti. Výsledky projektu musí být udrženy nejčastěji 5 let od ukončení fyzické realizace projektu. Nesplnění udržitelnosti má za následek vrácení dotace.
Řídicí orgán
Orgán, který nese nejvyšší odpovědnost za realizaci programu. Pro každý program je určen jeden řídicí orgán, který sleduje, zda je pomoc z fondů EU poskytovaná správně a efektivně. V ČR jsou řídicími orgány příslušná ministerstva. Příklad: Řídícím orgánem pro OP Doprava je Ministerstvo dopravy.
Příjemce podpory
Pro každou oblast podpory vymezuje program příjemce. Obvykle se jedná o vyjmenování možných typů žadatelů, jako jsou např. kraje, malé a střední podniky, neziskové organizace, atp. Podrobnější charakteristika žadatelů je uvedena ve výzvě (pro firmy platí např. max. velikost obratu).
Monitorovací zpráva
Informace o stavu realizace projektu, kterou příjemce pravidelně odevzdává řídícímu orgánu. Zpráva obsahuje informace o dopadech projektu na cílové skupiny, údaje o financování projektu, problémy vzniklé při realizaci projektu, návrhy na změny, plnění indikátorů apod. U vybraných programů se spolu se zprávou odevzdává i žádost o platbu. Zpráva má jednotnou formu.
Žádost o platbu
Žádosti o provedení platby zasílá příjemce podpory příslušnému řídícímu orgánu v intervalech, které stanoví smlouva o financování. Žádost musí být doložena zaplacenými fakturami popř. výpisy z účtů.
Indikátory
Ukazatele, které slouží k posouzení plnění cílů projektu. Žadatel si stanoví ukazatele a jejich hodnoty (např. počet kilometrů silnice), které jsou uvedeny ve smlouvě o financování. Plnění ukazatelů se vykazuje v monitorovacích zprávách. Při jejich nedodržení může být dotace odebrána.