Samotná dlouhodobá praxe zaručuje, že jste jako realizátoři mezinárodních projektů v dobrých rukou. Nicméně je třeba mít na paměti, že je třeba být s kontrolory v pravidelném kontaktu, případně plánovaná vydání předběžně konzultovat, pokud byste měli pocit, že si nejste úplně jistí výkladem pravidel daného programu pro náležité dokladování výdajů.
Za kontrolu výdajů zodpovídají členské státy, na jejichž území má sídlo příjemce. Kontrolní systém v ČR je centralizovaný, tzn. kontrolu vykonává jedna pověřená organizace, což je u nás
Centrum pro regionální rozvoj České republiky (
Centrum). V ostatních státech může být systém jiný, je třeba vždy si ověřit podmínky v dané zemi. Nebuďte tedy překvapení, pokud vaši partneři z dalších zemí budou mít jiný systém kontroly. Upozorňujeme také, že výkon kontroly je pro české příjemce bezplatný.
Při začátku realizace projektu je vhodné se seznámit se svým kontrolorem, nastavit si formu předávání podkladů a časový harmonogram kontrol. Kontakty na jednotlivá regionální pracoviště naleznete
zde.
Na stránkách Centra se také můžete seznámit s důležitou dokumentací, kterou pro výkon kontroly připravilo Centrum pro české partnery a které obsahují mimo jiné důležité pokyny a pravidla nastavená na národní úrovni. Na těchto odkazech najdete dokumentaci k programu: Interreg Central Europe, Interreg Europe a Interreg Danube.
Ministerstvo pro místní rozvoj ČR (“MMR”) realizovalo pro příjemce z 1. výzev finanční seminář. Pomoci vám mohou i prezentace z tohoto školení, které najdete v sekci dokumenty ke stažení zde. Dále MMR zpracovalo také Pokyny pro české partnery ke kontrole. Tyto Pokyny nemají za cíl opakovat požadavky uvedené v dokumentaci jednotlivých programů, ale řeší oblasti, které nejsou v programových dokumentech blíže popsány. Pokyny mimo jiné určují i požadavky vycházející z národních specifik. Kromě Pokynů a jejich příloh je nezbytně nutné se seznámit s dokumentací jednotlivých programů, tak aby partner předložil výdaje ke kontrole podle pravidel programu.
Financování ex-post
Projektoví partneři si musí zajistit dostatečné předfinancování nákladů projektu. Zálohové platby
se neposkytují. Dotace se tak proplácí za výdaje, které byly příjemci již vynaloženy, následně kontrolorem zkontrolovány a uznány za způsobilé. O předložení dokumentace prostřednictvím monitorovacího systému svého kontrolora prosím informujte (monitorovací systém totiž neodesílá notifikaci o tom, že byla dokumentace předložena, a kontrolor se tedy jinak nedozví, že byly materiály předány). Dále bychom doporučili, že se vyplatí konzultovat s časovým předstihem například dokumentaci k výběrovým řízením (než až v průběhu kontroly).
A co je součástí kontrol?
Výkon kontroly je prováděn v několika formách:
a)Kontrola projektová
b)Kontrola finanční
c)Veřejnosprávní kontrola na místě/monitorovací návštěva
Kontrola projektová a finanční tvoří tzv. administrativní ověření. Jednotlivé podoby kontroly jsou prováděny s ohledem na situaci zpravidla souběžně a v řadě úrovní se překrývají a nelze je tedy
od sebe oddělit.
Časové hledisko kontrol
Kontrola probíhá zpravidla každých 6 měsíců, pokud nárokované výdaje partnera za dané reportovací období jsou vyšší jak 7500 EUR. Bez ohledu na tento finanční limit musí příjemci předložit výdaje
ke kontrole minimálně jednou do roka. Vedoucí partner musí do 3 měsíců po skončení reportovacího období vložit souhrnnou zprávu za celý projekt a souhrnné výdaje do Monitorovacího systému.
Pokyny ke kontrole také řeší pravidla pro výběr dodavatele, konkrétně v kapitole č. 4.
V případě, že část aktivit nebude zabezpečena partnerem, ale bude realizována na základě jedné
nebo více smluv o dodávce zboží, služeb nebo stavebních prací, musí partner při uzavírání takových smluv postupovat v souladu s národní legislativou, pravidly programu a evropskou legislativou. Toto platí i u veřejných zakázek zadávaných ve fázi přípravy projektu a projektové žádosti. Hlavním smyslem zadávacích a výběrových řízení je umožnit rovný přístup všem potenciálním dodavatelům a zajistit hospodárné nakládání s veřejnými prostředky. Z tohoto důvodu je třeba klást důraz nejen na dodržování procedur, ale i na naplnění základních zásad a principů (zásady transparentnosti, přiměřenosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace, princip hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti). Opět doporučujeme konzultovat tuto problematiku s vaším kontrolorem, ideálně v dostatečném časovém předstihu.
Způsobilé výdaje
Je nezbytně nutné, aby se partneři před vlastním předložením výdajů ke kontrole seznámili s pravidly způsobilosti výdajů v rámci jednotlivých programů na programové, a zároveň i národní úrovni. Doporučujeme si prostudovat mimo jiné
Metodický pokyn způsobilých výdajů. Partner je povinen si projít také Náležitosti dokladování, například k programu Interreg Central Europe ke stažení
zde.
V rámci programů nadnárodní a meziregionální spolupráce jsou způsobilé následující rozpočtové kategorie:
•osobní náklady
•administrativní náklady
•náklady na cestování a ubytování
•náklady na externí odborné poradenství a služby
•náklady na vybavení
•náklady na infrastrukturu a práce
Skutečné náklady či paušál?
U výdajů, které budou partnerem nárokovány prostřednictvím tzv. zjednodušených forem vykazování (např. 15% paušál u administrativních výdajů) není třeba dokládat, že takový výdaj nastal, byl uhrazen nebo, že odpovídá skutečnosti. Projektový partner samozřejmě má povinnost vést si tyto výdaje v účetnictví tak, jako by je dokládal reálně.
Například proplácení osobních nákladů probíhá buď na základě
skutečných výdajů anebo v podobě
paušální sazby osobních nákladů. O tom, která metoda se uplatní po celou dobu trvání projektu (vykazování na základě skutečných výdajů nebo paušální sazbou), rozhodne žadatel při podání projektové žádosti. Následně je třeba používat vybranou metodu vykazování osobních nákladů po celou dobu trvání projektu. Přehled pravidel různých variant, kdy a jak je možno použít zjednodušené vykazování, shrnuje následující tabulka. V programu Interreg Europe je možná pouze jedna varianta zjednodušených nákladů. V Interregu Central Europe naopak je možné si zvolit jednu ze tří možných variant.
Nejčastější pochybení při kontrole, aneb jak se to dělat nemá…
Zde vás chceme seznámit s nejčastějšími pochybeními, ke kterým dochází při finanční kontrole.
-předložen je nekompletní doklad – chybí základní náležitosti dle zákona o účetnictví, chybí označení vazbou na projekt, chybí adekvátní popis plnění,
-opravy dokladů nejsou provedeny správným způsobem – je třeba dodržet základní pravidla, uvést kdo, kdy a co opravil se zachováním čitelnosti původních údajů,
-nedostatečně doložený vznik výdaje, jeho vazby k projektu a nezbytnosti jeho vynaložení, adekvátní prokázání hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti výdaje (týká se zejména dokumentace k provedenému zadávacímu řízení/výběrovému řízení, průzkumu trhu, stanovení ceny obvyklé, atd.),
-výdaj nevznikl v přímé souvislosti a potřebou realizace projektu a jeho aktivit,
-nedostatečně doložená úhrada výdaje – údaj z bankovního výpisu musí být čitelný (dohledatelný),
-pozor si dejte na duplicitní financování (nárokování z více různých projektů,
-nevedení řádného odděleného účetnictví,
-výdaj je neúčelný/nehospodárný, neprůkazný,
-smlouvy nejsou zveřejněny v registru smluv,
-nedošlo k naplnění aktivit, aniž by byla schválena změna v projektu,
-nebyl naplněn závazek monitorovacích indikátorů, resp. cíle projektu,
-nebyly naplněny specifické požadavky k realizaci projektu (např. tzv. horizontálních principů),
-nebyla dodržena pravidla pro propagaci, která jsou uvedena v programových manuálech.
V případě nedodržení pravidel pro řádnou publicitu projektu může řídící orgán, na základě proporcionality, přistoupit ke krácení rozpočtu partnera až do výše 2 procenta jeho rozpočtu z EFRR.
Přestože pravidla pro vykazování a dokladování výdajů se mohou zdát komplikovaná, není třeba se kontroly obávat. V případě nejasností doporučujeme se spojit s relevantním kontrolorem a problematiku probrat. Zároveň je třeba brát v potaz, že kapacity kontrolorů jsou omezeny a od příjemců se očekává, že mají nastudovanou programovou i národní dokumentaci ke kontrole, tak aby kontrolory nezaměstnávali základními otázkami.
Přejeme vám úspěšnou realizaci projektů a neváhejte se v případě dotazů obrátit na Národního koordinátora (Ministerstvo pro místní rozvoj ČR), nebo na Centrum pro regionální rozvoj ČR.